Возможно вы искали Архивный отдел администрации города Уварово Тамбовской области

Утверждено постановлением администрации города Уварово от 02.06.2010 № 840

Положение об архивном отделе администрации города Уварово Тамбовской области

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел администрации города Уварово Тамбовской области (далее - архивный отдел) является муниципальным архивом города в форме структурного подразделения администрации без образования юридического лица, в установленном порядке пользуется печатью администрации, имеет угловой штамп и бланки со своим наименованием.

1.2. Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется администрацией города Уварово, целевой объём ассигнований на содержание архивного отдела предусматривается в её бюджете. Финансирование и материально-техническое обеспечение архивного отдела может также производиться за счёт субвенций и материальных средств, предоставляемых бюджетами других уровней для исполнения отдельных полномочий.

1.3. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в РФ», Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Тамбовской области от 03.03.2006 № 4-З «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Тамбовской области отдельными государственными полномочиями Тамбовской области по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципальных образований», Законом Тамбовской области от 23.06.2006 № 54-З «Об Архивном фонде Тамбовской области», Уставом города Уварово, иными законодательными и правовыми актами Российской Федерации и Тамбовской области, постановлениями и распоряжениями администрации города Уварово, Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19, Кодексом этического поведения муниципальных служащих, инструкцией по делопроизводству, настоящим Положением.

1.4. Положение об архивном отделе утверждается постановлением администрации города Уварово.

1.5. Архивный отдел организует выполнение возложенных на него функций непосредственно и через архивы организаций, учреждений, предприятий (далее - организаций) - источников комплектования архивного отдела в пределах своих полномочий.

2. Основные задачи

Основными задачами архивного отдела являются:

2.1. Развитие и совершенствование архивного дела в городе Уварово, анализ его состояния.

2.2. Обеспечение хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов и архивных фондов, хранящихся в архивном отделе.

2.3. Координация деятельности организаций - источников комплектования архивного отдела в области архивного дела.

2.4. Ведение государственного учёта документов Архивного фонда Тамбовской области, хранящихся в архивах организаций - источников комплектования архивного отдела, осуществление контроля за сохранностью и использованием названных документов.

3. Функции

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами исполняет следующие функции:

3.1. Разрабатывает годовые и перспективные планы развития архивного дела в городе Уварово и составляет отчёты об их исполнении.

3.2. Обеспечивает хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов и архивных фондов архивного отдела, в том числе:

3.2.1. обеспечивает постоянное хранение, комплектование, учёт и использование:

  • архивных фондов и архивных документов организаций на носителях различных видов, а также документов личного происхождения, относящихся к Архивному фонду Тамбовской области, переданных на законном основании на хранение в архивный отдел;
  • печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;
  • учётных документов, архивных справочников, картотек и других материалов, необходимых в практической работе архивного отдела;

3.2.2. обеспечивает временное хранение, комплектование, учёт и использование документов:

  • постоянного хранения, образовавшихся в деятельности располагающихся на территории города Уварово организаций, относящихся к государственной собственности, в ходе реализации отдельных государственных полномочий, переданных архивному отделу в соответствии с действующим законодательством и (или) заключенными договорами;
  • по личному составу ликвидированных организаций, зарегистрированных и (или) функционировавших на территории города Уварово, не имеющих правопреемников или вышестоящих организаций.

3.3. Разрабатывает и по согласованию с экспертно-проверочной комиссией управления культуры и архивного дела Тамбовской области представляет на утверждение администрации города Уварово списки организаций - источников комплектования архивного отдела, ведёт систематическую работу по их уточнению и усовершенствованию.

3.4. Осуществляет приём документов Архивного фонда Тамбовской области и других архивных документов на хранение в архивный отдел.

3.5. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности архивных документов, хранящихся в архивном отделе.

3.6. Создаёт и совершенствует научно-справочный аппарат к архивным документам, хранящимся в архивном отделе, при наличии соответствующих технических средств и кадрового обеспечения создаёт автоматизированные информационно-поисковые системы, банки и базы данных, справочники о составе документов.

3.7. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций - источников комплектования архивного отдела, в том числе:

3.7.1 по согласованию с руководством организаций и (или) в соответствии с заключенными администрацией города Уварово договорами о сотрудничестве в области архивного дела проводит проверки сохранности, учёта и использования архивных документов в организациях;

3.7.2. рассматривает и согласовывает Положения об архивах, экспертных комиссиях и инструкции по делопроизводству организаций;

3.7.3. рассматривает и представляет экспертно-проверочной комиссии управления культуры и архивного дела Тамбовской области для утверждения описи дел постоянного хранения, акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения; для согласования - описи дел по личному составу, номенклатуры дел организаций, акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, акты о неисправимых повреждениях документов;

3.7.4. изучает и обобщает результаты работы архивов организаций, распространяет их положительный опыт;

3.7.5. проводит совещания, семинары и консультации по вопросам организации архивного дела;

3.7.6. оказывает содействие организациям, расположенным на территории города Уварово, в обеспечении хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов.

3.8. Информирует органы местного самоуправления, иных заинтересованных лиц о составе и содержании архивных фондов и архивных документов архивного отдела.

3.9. Исполняет запросы обращающихся на законном основании юридических и физических лиц о предоставлении документной архивной информации, выдаёт соответствующим образом оформленные архивные справки, выписки, копии документов, информационные письма, тематические перечни, тематические обзоры документов или письма об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве

3.10. Организует работу пользователей архивных документов в архивном отделе.

3.11. Популяризирует архивное дело и архивные документы: оформляет документные выставки, готовит материалы для средств массовой информации, проводит встречи с общественностью, использует иные средства для достижения указанной цели.

4. Права

Архивному отделу предоставляется право:

4.1. Вносить на рассмотрение администрации города Уварово предложения по:

  • развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования, учёта и использования архивных документов;
  • заключению договоров с немуниципальными организациями о сотрудничестве и внесении их в список источников комплектования архивного отдела;
  • совершенствованию работы архивов организаций.

4.2. Участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией города Уварово вопросов архивного дела, в том числе готовить проекты распорядительных документов администрации.

4.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования архивного отдела необходимые сведения о работе и состоянии их архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.4. Давать в пределах своей компетенции организациям - источникам комплектования архивного отдела рекомендации по вопросам архивного дела.

4.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах и иных мероприятиях, проводимых администрацией города Уварово и её структурными подразделениями, управлением культуры и архивного дела Тамбовской области.

4.6. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение законодательства в области архивного дела должностных лиц организаций, независимо от формы собственности и ведомственной подчиненности, а также физических лиц.

5. Организация работы

5.1. Архивный отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности распоряжением администрации города Уварово.

5.2. Начальник архивного отдела является муниципальным служащим, работники архивного отдела являются муниципальными и (или) немуниципальными служащими.

5.3. Начальник архивного отдела:

5.3.1. планирует и организует деятельность архивного отдела и несёт персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач;

5.3.2. отчитывается перед администрацией города Уварово и в установленном порядке информирует управление культуры и архивного дела Тамбовской области о работе архивного отдела и состоянии архивного дела в городе Уварово.

5.4. Деятельность архивного отдела осуществляется в соответствии с действующим законодательством, правилами и инструкциями в области архивного дела, разработанными Федеральным архивным агентством и управлением культуры и архивного дела Тамбовской области, на основе целевых программ, годового плана развития архивного дела в городе Уварово, утверждённого администрацией города Уварово и согласованного с управлением культуры и архивного дела Тамбовской области.

5.5. При смене начальника архивного отдела приём-передача дел осуществляется специально созданной комиссией, в состав которой входят представители администрации города Уварово и, по согласованию, - управления культуры и архивного дела Тамбовской области. Акт приёма-передачи утверждается администрацией города Уварово и представляется в управление культуры и архивного дела Тамбовской области.

5.6. Вносит предложения по расширению видов муниципальных услуг, предоставляемых гражданам органами местного самоуправления.

5.7. Реорганизация и ликвидация архивного отдела осуществляется решением Уваровского городского Совета народных депутатов в установленном порядке. Управление культуры и архивного дела Тамбовской области информируется о произведённых действиях. Архивные фонды и архивные документы архивного отдела передаются организации - правопреемнику, при отсутствии правопреемника место хранения архивных фондов и архивных документов архивного отдела определяется по согласованию с управлением культуры и архивного дела Тамбовской области.

6. Взаимоотношения. Связи

Архивный отдел при исполнении своих функций взаимодействует с:

  • администрацией города Уварово и её структурными подразделениями;
  • Уваровским городским Советом народных депутатов;
  • управлением культуры и архивного дела Тамбовской области;
  • организациями различных форм собственности, осуществляющими свою деятельность на территории города Уварово, а также их делопроизводственными, архивными и экспертными службами;
  • средствами массовой информации;
  • общественными объединениями;
  • гражданами.

7. Ответственность

7.1. Начальник архивного отдела несёт персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на архивный отдел, с учётом прав, предоставленных ему настоящим Положением, и в пределах полномочий, предоставленных архивному отделу.

7.2. Специалисты архивного отдела несут ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей в соответствии со служебными контрактами и должностными инструкциями.